1             Inleiding

Uitvaartzorg-ulft.nl hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Uitvaartzorg-ulft.nl dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Uitvaartzorg-ulft.nl houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Uitvaartzorg-ulft.nl persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle bij Uitvaartzorg-ulft.nl aangesloten organisatieonderdelen.

1.1         Vereisten verwerking persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een klantenadministratie. Deze eisen zijn;

• toestemming van de klant voor het verwerken van de gegevens;
• juist en nauwkeurig bijhouden van de klantgegevens;
• beveiligen van de klantgegevens;
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen klantgegevens;
• uitsluitend gebruik van de klantgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het Uitvaartzorg-ulft.nl toegestaan persoonsgegevens te verwerken.

1.2         Aanvullende vereisten

Uitvaartzorg-ulft.nl stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van klantgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor , gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.

1.3         Systemen

Uitvaartzorg-ulft.nl verwerkt persoonsgegevens in het volgende systemen. De systemen worden gehost op gerenommeerde internetservers, in uitsluitend Nederlandse datacenters.

• Uitvaartzorg-ulft.nl

De corporate website www.Uitvaartzorg-ulft.nl  is een webshop. De informatie is openbaar toegankelijk. De privacy volgens de geldende standaarden.

1.4         Privacy statement

Uitvaartzorg-ulft.nl verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Uitvaartzorg-ulft.nl. Het privacy statement is te vinden op de website Uitvaartzorg-ulft.nl/privacy) en is als bijlage toegevoegd bij dit document.

1.5         Updates privacy beleid

Uitvaartzorg-ulft.nl behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.Uitvaartzorg-ulft.nl/privacy.

2            Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens in Uitvaartzorg-ulft.nl

2.1         Gegevensmatrix

De volgende persoonsgegevens worden door Uitvaartzorg-ulft.nl geregistreerd in Woocommerce, waarbij iedere record in de klantenadministratie voorzien wordt van een uniek kenmerk, het klantnummer.

	Verplicht veld	Geheim veld (optioneel)		Zichtbaar voor klant	Muteren door klant
Basisgegevens
Voorletters	X			X	X
Achternaam	X			X	X
Adres, postcode, woonplaats	X			X	X
Telefoonnummer		X		X	X
Mobiel nummer		X		X	X
E-mailadres	X			X	X
Tussenvoegsel				X	X

2.2         Registratie van bijzondere gegevens

Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Uitvaartzorg-ulft.nl worden geen bijzondere redenen geregistreerd.

• Geheimhouding

Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

• Controle

De online applicaties worden continu automatisch gescand op het opslaan van bijzondere gegevens waarvoor géén toestemming is van de wet dan wel persoon. Zo worden bijvoorbeeld Burger Service Nummers direct en automatisch verwijderd zodra deze worden geregistreerd in één van de systemen.

2.3         Systeem- en gegevensbeheer

De gegevens en applicaties die gebruikt worden binnen Uitvaartzorg-ulft.nl zijn aan onderhoud onderhevig. Deze wordt door de beheerder van Uitvaartzorg-ulft.nl zelf onderhouden

3           Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens

Naast strenge privacywetgeving, gelden onderstaande beleidsafspraken rondom het verstrekken van gegevens.

3.1         Algemeen

• Wie verwerkt?

• Klanten zelf, klanten kunnen hun eigen gegevens beheren
• Exclusieve rechten

In uitzonderlijke gevallen kunnen exclusieve rechten worden toegekend om gegevens in te zien (raadplegen). Denk bijvoorbeeld aan technische storingen.

 

• Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens

Het gebruik van gegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

1. Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens;
2. Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden. Met andere woorden, er mogen geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt worden;
3. Er dient een permissiemodel opgesteld te worden waarin wordt vastgelegd welke personen toegang krijgen tot welke gegevens. Tevens dient er een gedegen beveiliging te worden aangebracht op het gebruik van de gegevens;
4. De gegevens mogen niet aan derden worden verstrekt tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door het klant of daartoe een wettelijke verplichting bestaat;
5. De gegevens mogen alleen voor een vastgestelde periode worden gebruikt en dienen daarna verwijderd te worden. Tussentijds moeten gegevens op het verzoek van het klant verwijderd kunnen worden. Langer gebruik dan de vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld voor de duur van een evenement) kan alleen met expliciete toestemming van het klant ;
6. Bijzondere gegevens, waaronder godsdienst, gezondheid of strafrechtelijke gegevens, mogen niet verzameld worden.
7. Het gebruik van de gegevens gebeurt conform het privacy beleid en de Wet bescherming persoonsgegevens.

3.2         Externe partijen

• Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden van Uitvaartzorg-ulft.nl aan een niet bij Uitvaartzorg-ulft.nl aangesloten of door Uitvaartzorg-ulft.nl gecontracteerde organisatie cq. externe organisatie (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval

3.3         Landelijke projecten, teams en activiteiten

• Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden aan een landelijke ledenactiviteit is niet toegestaan door de landelijke organisatie en alle onderliggende organisatie-onderdelen.
•  

4            Muteren van persoonsgegevens

• Wie kan muteren?

Over het algemeen kan gesteld worden dat de basis persoonsgegevens van een klant alleen door  de klant zelf, de gegevensbeheerder gewijzigd kunnen worden.

4.2         Muteren door het klant  zelf

Een klant kan ten alle tijden zijn eigen persoonsgegevens inzien en wijzigen door in te loggen in Uitvaartzorg-ulft.nl.

4.3         Muteren door de gegevensbeheerder

• Organisatieonderdeel van het klant

Een gegevensbeheerder binnen het organisatieonderdeel van het klant  kan alle persoonsgegevens van het klant  muteren.

 

 

5           Bewaren van persoonsgegevens

Klantgegevens worden maximaal 12 maanden bewaard.

5.1         Kopiëren

Het is uitdrukkelijk verboden de geëxporteerde gegevens te vermenigvuldigen of kopiëren op elke mogelijke manier. De export is strikt persoonlijk en hier dient dan ook zorgvuldig mee omgegaan te worden.

5.2         Publiceren

De gegevens die in Uitvaartzorg-ulft.nl staan zijn strikt persoonlijk. Hiervan mag dan ook niets gepubliceerd worden op een andere manier als via Uitvaartzorg-ulft.nl, zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende klant .

5.3         Verwijderen

Een export moet zo kort mogelijk bewaard worden. Degene die de export maakt is er persoonlijk verantwoordelijk voor om deze dusdanig te verwijderen dat deze niet meer te herstellen is door onbevoegden.

• Tot slot

Wij zullen dit statement af en toe aan moeten passen, omdat bijvoorbeeld onze website of de regels rondom cookies wijzigen. We mogen de inhoud van de verklaring en de cookies die opgenomen staan in de lijsten altijd en zonder waarschuwing vooraf wijzigen. We raden je aan deze informatie regelmatig te raadplegen voor de laatste versie, om te beoordelen of je de toestemming wilt herzien.

5.4         Disclaimer Uitvaartzorg-ulft.nl

De inhoud van de websites is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Uitvaartzorg-ulft.nl tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Uitvaartzorg-ulft.nl expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor jouw eigen rekening en risico.

Uitvaartzorg-ulft.nl garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren.

• Informatie van derden, producten en diensten

Wanneer Uitvaartzorg-ulft.nl hyperlinks naar andere internetsites (van derden) aanbiedt, betekent dit niet dat Uitvaartzorg-ulft.nl de op of via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of in staat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. Uitvaartzorg-ulft.nl aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van dergelijke internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door Uitvaartzorg-ulft.nl niet geverifieerd.

• Persoonlijke data

Voor het inloggen op de website www.Uitvaartzorg-ulft.nl wordt gebruik gemaakt van door de bezoeker opgegeven inloggegevens, geregistreerd in desbetreffende websites. Deze gegevens worden alleen gebruikt om via de login toegang te verschaffen tot de websites van de Uitvaartzorg-ulft.nl.

• Links

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Uitvaartzorg-ulft.nl is het niet toegestaan links naar sites van Uitvaartzorg-ulft.nl aan te bieden met uitzondering van erkende organisatieonderdelen die een eigen site onderhouden.

 

• Uitsluiting van aansprakelijkheid

Uitvaartzorg-ulft.nl aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of Uitvaartzorg-ulft.nl op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot (i) defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite, (ii) de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden, (iii) het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan Uitvaartzorg-ulft.nl of aan u wordt gezonden, (iv) de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite, (v) misbruik van deze internetsite, (vi) verlies van gegevens, (vii) het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld of (viii) aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite.

De uitsluiting van aansprakelijkheid strekt mede ten gunste van de eigenaar van Uitvaartzorg-ulft.nl.

• Toepasselijk recht

Op deze internetsite en de disclaimer is het Nederlands recht van toepassing.

• Wijzigingen

Uitvaartzorg-ulft.nl behoudt zich het recht voor de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.

• Merkgebruik

Het gebruik van Uitvaartzorg-ulft.nl merken in woord of beeld is uitgesloten voor derden.

• Documenten, illustraties (Foto)materiaal en content

Alle content, documenten, beschikbaar gestelde illustraties, logo’s, fotomateriaal en overige inhoud van deze website zijn ©Uitvaartzorg-ulft.nl en diverse illustratoren, fotografen of partners. Wilt u iets van dit (foto)materiaal, illustraties, logo’s of teksten, downloads en overige media gebruiken, neem dan contact op met info@Uitvaartzorg-ulft.nl

5.5         Datalekken

Uiteraard doet Uitvaartzorg-ulft.nl er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek.

In artikel 34a van de Wet Bescherming Persoonsgegevens is sinds 1 januari 2016 geregeld dat als er een datalek plaats vindt dit gemeld moet worden. Er wordt hier echter met klemtoon gesproken over het lekken van persoonsgegevens als gevolg van beveiligingsproblemen. Deze datalekken moeten – als ze voldoende ernstig zijn- onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen het CBP.

• Procedure datalekken herkennen

Een datalek kan op verschillende manieren herkend worden. Over het algemeen zal het een melding zijn van het interne test team van Team Internet dat er een manier is om buiten de beveiliging om data op te vragen die niet publiek beschikbaar zou mogen zijn. Dit houdt echter nog niet in dat deze kwetsbaarheid gebruikt is door derden. Doordat er een uitgebreide logging plaats vindt kan er hierna gekeken worden of er daadwerkelijk een datalek heeft plaatsgevonden.

• Procedure datalekken communiceren

 

• Aan de toezichthouder

Zodra er een datalek is geconstateerd zal binnen 72 uur dit gemeld moeten worden bij de toezichthouder. De melding hieraan bevat tenminste:

• De aard van de inbreuk
• De instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen
• De aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken
• Een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van de persoonsgegevens
• De maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen

• Aan het klant

Nadat er een datalek heeft plaatsgevonden en het waarschijnlijk is dat het lek ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer van het betrokken klant , dient dit klant  een melding te ontvangen. In deze melding zal tenminste de aard van de inbreuk, de instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen en de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken bevatten.

6           Misbruik van persoonlijke gegevens

6.1         Misbruik voorkomen

Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik. Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie.

We spreken over misbruik, wanneer:

• een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat
• Een in principe gerechtigd persoon de gegevens gebruikt voor een ander doel dat (hem) is toegestaan.
• Gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen

Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit ook duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik.

Naast beleid en communicatie daarover gebruikt Uitvaartzorg-ulft.nl een aantal hulpmiddelen om misbruik te voorkomen.

• Controle

In onze klantenadministratie kunnen personen slechts beperkt bij gegevens. Alleen in bepaalde functies kun je verder kijken dan jezelf. De meeste brede toegang hebben de landelijke gegevensbeheerders. Over deze functie is afgesproken dat alleen beroepskrachten waarvoor dit noodzakelijk is deze functie toegewezen krijgen. Hierop wordt toezicht gehouden.

Ook over andere functies met brede toegang zijn afspraken gemaakt. Slechts bij bepaalde taken wordt deze toegang gegeven.

• Integriteits- en geheimhoudingsverklaringen

Personen die breed toegang hebben tot gegevens moeten bij het begin van hun taak een integriteits- en geheimhoudingsverklaring ondertekenen. In die verklaring staat beschreven dat er zorgvuldig moet worden omgegaan met gegevens, waaronder persoonsgegevens.

6.2         Misbruik melden

Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen Geniet-shop, dient dit gemeld te worden bij Uitvaartzorg-ulft.nl, zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden.

6.3         Maatregelen

Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde klant maatschap of dienstverband. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

7             Vragen en klachten

Vragen over Privacy bij Uitvaartzorg-ulft.nl kun je via info@Uitvaartzorg-ulft.nl.

Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht.

Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen.

Bij elke melding zullen we proberen te achterhalen:

• waar de gebruikte gegevens vandaan komen
• Wat er met de gegevens is gebeurd
• Wie er betrokken is
• Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is
• Of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen

Bijlage 1: Privacy statement

Uitvaartzorg-ulft.nl verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Uitvaartzorg-ulft.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Uitvaartzorg-ulft.nl persoonsgegevens?

Uitvaartzorg-ulft.nl verwerkt persoonsgegevens van mensen een bestelling willen plaatsen op de website van Uitvaartzorg-ulft.nl.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De klantenadministratie van Uitvaartzorg-ulft.nl verwerken persoonsgegevens in Uitvaartzorg-ulft.nl.

Waarvoor verwerkt Uitvaartzorg-ulft.nl persoonsgegevens?

Als je klant  wilt worden van Uitvaartzorg-ulft.nl of een bestelling wilt plaatsen, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als klant .

Als je eenmaal klant  of relatie van Uitvaartzorg-ulft.nl bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over klant maatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Verwerkt Uitvaartzorg-ulft.nl ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens .

Uitvaartzorg-ulft.nl controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat Uitvaartzorg-ulft.nl met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. De beheerder van de website kan ook bij deze persoonsgegevens.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan de klant worden beperkt bewaard, maximaal 12 maanden.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Uitvaartzorg-ulft.nl gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Uitvaartzorg-ulft.nl kun je terecht bij Uitvaartzorg-ulft.nl.

Wijzigingen privacybeleid

Uitvaartzorg-ulft.nl behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik van Uitvaartzorg-ulft.nl  te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.